PAYROLL | HR SPECIALIST
Purpose and Description
Job Description – Payroll/HR Specialist , Finance Dept – Corporate Services
The Payroll/HR Specialist plays a pivotal role in the Corporate Services Division of Gibson Landscape, ensuring accurate and timely payroll processing, compliance with labor laws, and contributing to overall employee satisfaction. This position requires attention to detail, strong organizational skills, and an understanding of HR functions. This exceptional individual or “A player” takes ownership of the results while asserting continual discipline for timely and accurate information.
Responsibilities/Activities
Payroll Processing:
• Accurately process weekly, bi-weekly, monthly, or other payroll cycles.
• Ensure all payroll entries, including new hires, terminations, and benefit changes are correctly recorded.
• Verify and reconcile payroll reports.
Compliance and Reporting:
• Stay up-to-date with labor laws and regulations.
• Generate and submit tax reports, such as W-2s and 1099s.
• Prepare and maintain accurate records for audits.
• Manage ACA reporting
• Manage insurance claims reporting and processing
Employee Data Management:
• Manage employee records, ensuring accuracy and confidentiality.
• Process and document changes to employee information.
Benefits Administration:
• Assist employees with benefit-related inquiries.
• Support open enrollment processes and enrollments for new employees.
HR Support:
• Collaborate with HR team on recruitment, onboarding, and offboarding processes.
• Address employee inquiries and provide HR-related support.
Key Performance Metrics & Duties
1. Payroll Accuracy: Ensure 100% accuracy in payroll processing.
2. Timeliness: Meet payroll deadlines consistently.
3. Compliance: Maintain compliance with labor laws and regulations.
4. Data Integrity: Maintain accurate employee records.
5. Customer Service: Provide timely and helpful support to employees.
Skills, Qualifications & Educational Requirements
• Bachelor’s degree in HR, Accounting, or a related field preferred.
• Previous experience in payroll processing and HR functions.
• Knowledge of payroll software (e.g., APS, ADP, Paychex).
• Familiarity with labor laws and tax regulations.
• Strong attention to detail and organizational skills.
• Excellent communication and interpersonal abilities.
• Proficiency in MS Office Suite, especially Excel.
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Propósito y descripción
Descripción del puesto: Especialista en nóminas y recursos humanos, Departamento de finanzas – Servicios corporativos
El especialista en nómina/RRHH desempeña un papel fundamental en la División de Servicios Corporativos de Gibson Landscape, garantizando un procesamiento de nómina preciso y oportuno, el cumplimiento de las leyes laborales y contribuyendo a la satisfacción general de los empleados. Este puesto requiere atención a los detalles, sólidas habilidades organizativas y comprensión de las funciones de recursos humanos. Este individuo excepcional o “jugador A” se hace cargo de los resultados y al mismo tiempo afirma una disciplina continua para obtener información oportuna y precisa.
Responsabilidades/Actividades
Procesamiento de nómina:
• Procese con precisión ciclos de nómina semanales, quincenales, mensuales u otros.
• Asegúrese de que todas las entradas de nómina, incluidas las nuevas contrataciones, despidos y cambios de beneficios, se registren correctamente.
• Verificar y conciliar informes de nómina.
Cumplimiento e informes:
• Manténgase actualizado con las leyes y regulaciones laborales.
• Generar y enviar informes de impuestos, como W-2 y 1099.
• Preparar y mantener registros precisos para las auditorías.
• Administrar informes de ACA
• Administrar informes y procesamiento de reclamaciones de seguros.
Gestión de datos de empleados:
• Administrar los registros de los empleados, garantizando la precisión y la confidencialidad.
• Procesar y documentar cambios en la información de los empleados.
Administración de Beneficios:
• Ayudar a los empleados con consultas relacionadas con beneficios.
• Apoyar los procesos de inscripción abierta e inscripciones de nuevos empleados.
Soporte de Recursos Humanos:
• Colaborar con el equipo de RR.HH. en los procesos de contratación, incorporación y baja.
• Atender las consultas de los empleados y brindar apoyo relacionado con recursos humanos.
Métricas y deberes clave de rendimiento
1. Precisión de la nómina: garantice el 100% de precisión en el procesamiento de la nómina.
2. Puntualidad: Cumplir con los plazos de nómina de manera consistente.
3. Cumplimiento: Mantener el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales.
4. Integridad de los datos: mantenga registros precisos de los empleados.
5. Servicio al cliente: Brindar apoyo oportuno y útil a los empleados.
Habilidades, calificaciones y requisitos educativos
• Licenciatura en Recursos Humanos, Contabilidad o un campo relacionado preferiblemente.
• Experiencia previa en procesamiento de nómina y funciones de RRHH.
• Conocimiento de software de nómina (por ejemplo, APS, ADP, Paychex).
• Familiaridad con las leyes laborales y las regulaciones tributarias.
• Gran atención al detalle y habilidades organizativas.
• Excelentes habilidades comunicativas y interpersonales.
• Dominio de MS Office Suite, especialmente Excel.